ℹ️ SOBRE O SISTEMA

O que é o APP-RDV?

O APP-RDV (Sistema de Relatório de Despesas de Viagem) é uma plataforma digital integrada ao Microsoft Teams que permite aos colaboradores:

• ✅ Solicitar reembolso de despesas de viagem
• ✅ Anexar comprovantes digitalmente
• ✅ Acompanhar o status das solicitações em tempo real
• ✅ Receber notificações automáticas sobre aprovações
• ✅ Consultar histórico completo de solicitações

Quando usar o sistema?

Utilize o APP-RDV sempre que realizar despesas relacionadas a viagens profissionais, tais como:

• 🚗 Transporte (combustível, pedágios, estacionamento)
• 🏨 Hospedagem
• 🍽️ Alimentação
• 📄 Outras despesas relacionadas à viagem

Benefícios

• Agilidade: Processo 100% digital
• Transparência: Acompanhamento em tempo real
• Segurança: Registro automático e rastreável
• Praticidade: Acesso pelo computador ou celular

🚀 ACESSO AO SISTEMA

Acesso via Teams

Como acessar:

1. Abra o Microsoft Teams
2. Instale o aplicativo:
   • Clique no link direto para instalação:
     Link direto para o APP-RDV no Teams
   • O Teams abrirá automaticamente na página do app
   • Clique em "Adicionar" ou "Instalar"
3. Fixe para acesso rápido:
   • Clique com botão direito no aplicativo
   • Selecione "Fixar"
   • O app ficará disponível na barra lateral do Teams

🔐 Primeiro Acesso

Na primeira vez que acessar o sistema, você deverá:

1. Conceder permissões: O aplicativo solicitará permissões para acessar:
   • Seu perfil do Microsoft 365
   • Listas do SharePoint
   • Enviar notificações
2. Aceitar as permissões: Clique em "Aceitar" ou "Permitir" para todas as solicitações

📝 COMO SOLICITAR REEMBOLSO

Visão Geral do Processo

Passo a Passo Detalhado

Passo 1: Acessar Nova Solicitação

1. Abra o APP-RDV (via web ou Teams)
2. Na tela inicial, você verá dois botões:
   • 🆕 Nova Solicitação → Para criar uma nova solicitação
   • 📋 Histórico de Solicitações → Para consultar solicitações anteriores
3. Clique em "Nova Solicitação"

Passo 2: Preencher o Formulário

1. Preencha todos os campos obrigatórios (indicados com asterisco *)
2. Revise cada informação antes de prosseguir
3. Consulte o Guia de Preenchimento para detalhes de cada campo

Passo 3: Registrar Despesas

O formulário permite registrar até 8 despesas diferentes. Para cada despesa, informe:

• Despesa: Tipo de despesa (ex: Combustível, Hospedagem, Alimentação)
• Quantidade: Número de unidades (ex: 2 diárias, 3 refeições)
• Valor Unitário: Valor individual de cada unidade

Passo 4: Anexar Comprovantes

1. Clique no botão "Anexar Arquivo"
2. Selecione todos os comprovantes das despesas
3. Certifique-se de que os arquivos estão no formato PDF
4. Aguarde o upload completar antes de prosseguir

📌 Consulte: Anexando Comprovantes para orientações detalhadas

Passo 5: Confirmar e Enviar

1. Revise todos os dados inseridos
2. Verifique se todos os comprovantes foram anexados
3. Clique no botão "Enviar"
4. Uma tela de confirmação aparecerá com a "Declaração de Veracidade e Quitação"
5. Leia atentamente a declaração
6. Estando de acordo, clique em "Confirmar e Enviar"

📋 GUIA DE PREENCHIMENTO

1️⃣ Responsável (Aprovador) *

O que é:
Pessoa responsável por aprovar sua solicitação de reembolso.

Como preencher:
Selecione na lista o nome do aprovador seguindo as regras:

2️⃣ Cliente *

O que é:
Nome do cliente para o qual a viagem foi realizada.

Como preencher:

• Digite o nome exatamente como consta no sistema Legal One
• ✅ Use o nome completo/razão social
• ❌ Não use abreviações, apelidos ou nomes fantasia

3️⃣ Pasta *

O que é:
Número da pasta/processo no sistema Legal One relacionado à viagem.

Como preencher:

• Digite o número completo da pasta
• Inclua o prefixo At. quando aplicável

4️⃣ Compartilhado

O que é:
Outras pastas que também se relacionam com as atividades realizadas durante a mesma viagem.

Quando preencher:
Somente se a viagem envolveu atividades relacionadas a mais de uma pasta e ao mesmo cliente

Como preencher:

• Digite os números das outras pastas separados por vírgula ou ponto e vírgula
• Use o mesmo formato do campo "Pasta"

5️⃣ Data da Ida *

O que é:
Data em que você saiu para a viagem.

Como preencher:

• Selecione a data no calendário

6️⃣ Data do Retorno *

O que é:
Data em que você retornou da viagem.

Como preencher:

• Selecione a data no calendário
• Deve ser igual ou posterior à Data da Ida

7️⃣ Meio de Transporte *

O que é:
Principal meio de transporte utilizado na viagem.

Como preencher:

• Selecione uma das opções disponíveis:
  • 🚗 Automóvel
  • 🏍️ Motocicleta
  • 🚕 Uber
  • 🚌 Ônibus
  • ✈️ Avião

8️⃣ Destino *

O que é:
Cidade e estado de destino da viagem.

Como preencher:

• Digite no formato: Cidade/UF
• Use o destino final principal

9️⃣ Trajeto *

O que é:
Percurso completo realizado durante a viagem, incluindo todas as cidades visitadas.

Como preencher:

• Liste todas as cidades no trajeto
• Separe por hífen (-)
• Inclua cidade de origem, paradas intermediárias e destino final
• Inclua o retorno se for diferente

🔟 Descrição *

O que é:
Resumo objetivo do motivo e das atividades realizadas na viagem.

Como preencher:

• Seja claro e objetivo
• Mencione o propósito principal da viagem
• Limite-se ao essencial (2 linhas)

1️⃣1️⃣ Despesas * (até 8)

O que é:
Detalhamento de cada tipo de despesa realizada na viagem.

Como preencher cada linha:

📌 Despesa:

• Tipo de despesa realizada
• Exemplos: Combustível, Pedágio, Hospedagem, Alimentação, Estacionamento

📌 Quantidade:

• Número de unidades
• Exemplos: 2 (diárias), 3 (refeições), 1 (tanque)

📌 Valor Unitário:

• Valor de cada unidade
• Não é necessário inserir cifrão (R$)
• Use vírgula para centavos: 150,00

Exemplo de preenchimento:

1️⃣2️⃣ Adiantamento(s)

O que é:
Valor que você recebeu antecipadamente para realizar a viagem.

Quando preencher:

• Somente se você recebeu adiantamento antes da viagem
• Deixe em branco se não houve adiantamento

Como preencher:

• Digite o valor total recebido
• Use vírgula para centavos: 500,00

1️⃣3️⃣ Anexos *

O que é:
Comprovantes digitalizados de todas as despesas realizadas.

1️⃣4️⃣ Dados Bancários *

O que é:
Informações da conta bancária onde o reembolso será depositado.

Campos:

• Banco: Nome ou código do banco (ex: Banco do Brasil, 001)
• Agência: Número da agência (ex: 1234-5)
• Conta Corrente: Número da conta corrente (ex: 12345-6)

📎 ANEXANDO COMPROVANTES

Formato dos Arquivos

Como converter para PDF:

• Use aplicativos de scanner de documentos no celular (ex: Adobe Scan, Microsoft Lens, CamScanner)
• Use impressoras virtuais PDF no computador
• Use ferramentas online de conversão (com cuidado para dados sensíveis)

Nomenclatura dos Arquivos

✅ Regras para nomear arquivos:

• Use nomes descritivos e claros
• Inclua o tipo de despesa
• Inclua a data se houver múltiplos comprovantes do mesmo tipo
• Use underline _ ou hífen - ao invés de espaços
• Use apenas letras, números, hífen e underline

❌ Não faça:

• Não use espaços
• Não use caracteres especiais (/, \, *, ?, ", <, >, |)
• Não use nomes genéricos como "Recibo.pdf", "Documento.pdf"
• Não use acentos ou cedilha

Exemplos de Nomenclatura

Tipos de Comprovantes Aceitos

Checklist Antes de Anexar

Antes de anexar os arquivos, verifique:

• Todos os comprovantes estão em formato PDF
• Os arquivos têm nomes descritivos e claros
• Não há espaços ou caracteres especiais nos nomes
• As imagens estão legíveis (texto visível)
• Todos os valores correspondem às despesas declaradas
• Há um comprovante para cada despesa informada
• Os comprovantes contêm data, horário, valor e identificação do estabelecimento

💡 Dicas Importantes

👀 ACOMPANHAMENTO DE SOLICITAÇÕES

Histórico de Solicitações

Como acessar:

1. Abra o APP-RDV
2. Na tela inicial, clique em "Histórico de Solicitações"
3. Você verá uma lista com todas as suas solicitações

Informações Exibidas

Para cada solicitação, você verá:

• ID
• Data da solicitação
• Nome do Cliente
• Destino
• Status atual
• Botão 'Copiar Dados'

Status Possíveis

Reaproveitamento de Dados

Função "Copiar Dados":

Se você realiza viagens semelhantes frequentemente, pode reaproveitar dados de solicitações anteriores:

✅ PROCESSO DE APROVAÇÃO

Visão Geral do Fluxo

Acompanhamento via App Aprovações

Como acessar:

1. Abra o Microsoft Teams
2. Localize o aplicativo:
   • Clique nos três [...] pontos na barra lateral
   • Digite "Aprovações" na barra de pesquisa
   • Clique no aplicativo quando aparecer nos resultados
3. Fixe para acesso rápido (opcional):
   • Clique com botão direito no aplicativo
   • Selecione "Fixar"
   • O app ficará disponível na barra lateral do Teams

Abas disponíveis:

• 📨 Recebidas: Solicitações que você precisa aprovar (se você é aprovador)
• 📤 Enviadas: Solicitações que você criou

Você pode visualizar:

• Status atual da solicitação
• Quem já aprovou
• Quem está pendente de aprovação
• Comentários dos aprovadores
• Todos os anexos

Etapas Detalhadas

Etapa 1: Aprovação Administrativa 📋

Responsável: Equipe Administrativa

O que é analisado:

• ✅ Documentação completa e legível
• ✅ Conformidade com políticas internas
• ✅ Coerência entre valores declarados e comprovantes
• ✅ Adequação das despesas

Prazo estimado: Até 5 dias úteis

Possíveis resultados:

• ✅ Aprovado → Segue para Etapa 2
• ❌ Rejeitado → Processo encerrado, você receberá notificação com o motivo

Etapa 2: Aprovação do Responsável 👔

Responsável: Seu gestor direto ou sócio-fundador (conforme definido na solicitação)

O que é analisado:

• ✅ Necessidade e justificativa da viagem
• ✅ Razoabilidade das despesas
• ✅ Alinhamento com objetivos do caso/cliente
• ✅ Validação final para autorização de pagamento

Prazo estimado: Até 5 dias úteis após aprovação administrativa

Possíveis resultados:

• ✅ Aprovado → Segue para Etapa 3 (Pagamento)
• ❌ Rejeitado → Processo encerrado, você receberá notificação com o motivo

Etapa 3: Processamento do Pagamento 💰

Responsável: Equipe Financeira

O que ocorre:

• Recebimento da solicitação aprovada
• Validação dos dados bancários
• Processamento do pagamento
• Registro do código de autenticação bancária

Prazo estimado: Até 10 dias úteis após aprovação final (Etapa 2)

⚠️ Regras Importantes

⏱️ Prazos Totais Estimados

❓ PERGUNTAS FREQUENTES

Sobre Solicitações

Sobre Aprovações

Sobre Comprovantes

Sobre Pagamento

Sobre o Sistema

🆘 SUPORTE E CONTATO

📚 GLOSSÁRIO

📋 CHECKLIST RÁPIDO

Use este checklist antes de enviar sua solicitação: